Pasos a dar en un traslado de oficina

Realizar una mudanza de oficina requiere de tiempo y organización.

Desde Mudanzas Adel te contamos cómo organizar el traslado paso a paso para que esta tarea resulte todo un éxito en tu empresa. 

PASOS A DAR EN UN TRASLADO DE OFICINA: QUE ES

Una mudanza de oficina resulta más sencilla cuando existe una planificación previa. 

Si tienes una oficina con personas a cargo, debes comunicar esta decisión a todos.  

Aunque, además, es necesario seguir ciertos pasos de manera que el traslado sea una tarea que no impida continuar trabajando. 

El traslado de oficina implica realizar la mudanza de todo el equipo y elementos que se emplean a diario. 

Es importante que sepas que probablemente necesites entre tres y seis meses para mudarte. 

Todo dependerá del tamaño de la empresa. 

PASOS A DAR EN UN TRASLADO DE OFICINA: ORGANIZACION

Para llevar adelante el traslado de oficina de una manera profesional y efectiva, te brindamos la siguiente guía paso a paso:

• Unos meses antes del traslado de oficina

Piensa cuál será el mejor momento. Si no tienes un plazo límite para dejar el sitio, lo ideal es que planifiques el traslado de oficina de acuerdo al calendario laboral. 

Para evitar inconvenientes con el curso normal de las actividades, es aconsejable mudarse durante un fin de semana o en las vacaciones. 

De esta forma, todos pueden continuar con sus tareas y reanudar las actividades de inmediato. 

Para mudarse, existen procedimientos burocráticos que se deben llevar a cabo de acuerdo con la ley. 

Por ejemplo, el aviso de cancelación del contrato del alquiler. Infórmate acerca de ello para evitar sanciones costosas. 

A su vez, es necesario verificar las formalidades de la nueva oficina y asegurarte de que las nuevas instalaciones cumplan todos los requisitos necesarios para realizar el trabajo. 

Ten presente que el nuevo espacio tendrá un diseño diferente. Estudia el nuevo piso y determina los espacios de almacenamiento, el área de recepción y las oficinas. 

Luego contacta a una empresa de mudanza de confianza para conocer sus servicios y solicita un presupuesto.

• Un mes previo al traslado de oficina  

Organiza una reunión con el personal. Es muy importante que todas las personas sepan acerca de la mudanza. 

De esta manera, tendrán tiempo para ayudar y tener listo el trabajo para el momento de la mudanza. 

A su vez, comunica la mudanza a clientes y proveedores. Haz una lista de todas las empresas o personas a las que se debe notificar el cambio. 

Siempre envía un mensaje por un medio que deje constancia que has dado aviso de la mudanza, como puede ser un e-mail. 

Prepara las utilidades de las nuevas instalaciones. Asegúrate de tener dado de alta los servicios de luz, agua y gas. 

Comprueba que tienes internet, y todo aquello que hará funcional tu nueva oficina. 

Recuerda que la mudanza de oficina es un buen momento para reemplazar los sistemas tecnológicos obsoletos por otros nuevos. 

De este modo, la nueva oficina tendrá un mayor rendimiento ni bien termine la mudanza.

Realiza una selección del material y el mobiliario que llevarás y aquel que será desechado. Elimina documentos antiguos que no necesitas o digitalízalos. 

• Dos semanas antes del traslado de oficina

Es momento de comenzar a preparar el material de embalaje. Busca cajas, cintas adhesivas, tijeras, etiquetas y rotuladores para embalar y marcar todo en forma clara. 

Al momento de empacar, puedes solicitar a cada empleado que se ocupe de embalar todo el material que concierne a su actividad laboral. 

Pon etiquetas a cada caja y realiza una lista de lo que contiene cada una. Haz dos copias, una que irá dentro de la caja y otra para ti.  

Realiza una segunda reunión y confirma el horario de la mudanza para asegurarte de que todo saldrá según lo programado.

• La semana del traslado de oficina

Vuelve a contactar con la empresa de mudanza para mantenerte en contacto y realizar un seguimiento de todas las operaciones que se llevarán a cabo con los trabajadores de la empresa de mudanza. 

Una vez que se completa el traslado de máquinas y documentos, es hora de organizar la nueva oficina. 

El equipo de la oficina puede reunirse para colaborar con la nueva organización, desempacar las cajas, los documentos, etc., y volver a sus tareas en tiempo y forma. 

Si vas a emprender una mudanza de oficina, nosotros nos ocupamos de todo. 

Nos encargamos del desmontaje y montaje de los puestos de trabajo atentos a cada detalle, incluyendo las conexiones de los equipos tecnológicos. 

En Mudanzas Adel realizamos traslados integrales de oficinas para que todo quede como lo deseas y en perfectas condiciones. 

Quedamos atentos para resolver todas tus inquietudes.